Atrasos em entregas: Como mudar essa situação?

Sua missão pessoal tem sido alterar os resultados do setor de entregas.
Você recebeu a incumbência de modificar o saldo geral destes números, localizando as falhas e melhorando a logística, evitando atrasos e prejuízos porém, o trabalho parece não render ou sair do papel.

Se encontra-se neste impasse, pare o que está fazendo e preste atenção a este  texto. São instruções simples que colocaremos aqui mas que poderão fazer toda a diferença na mudança da situação que está passando.

Quando um impasse é muito grande, procure “fatiá-lo”

Em primeiro lugar, pegue todos os relatórios dos últimos dois anos e separe cada processo: empresa contratada para o transporte, logística da sua sessão de cargas, investimento em treinamento de pessoal, novas contratações ou demissões em excesso nestes setores, planos de salários/bonificações por resultado.

Fatiar cada item que compõe seu setor o ajudará a verificar com mais calma onde ocorrem as maiores perdas ou não conformidades e a partir daí, anotado cada detalhe poderá ser gerado um levantamento em separado deles, inicialmente.

Só após cada item ter seu levantamento é que você poderá gerar um balanço geral e comparar com os que já possui, agora entendendo melhor cada processo.

Poderá com estes dados criar uma forma consistente de trabalho que levará a redução de custos com otimização da produtividade e principalmente, reduzindo fortemente os atrasos nas entregas.

Parece muita coisa, não? Fique tranquilo, veja como pode começar:

Planejamento: Não é algo complexo se for feito com cautela e apoio

Se possui algumas respostas para cada um dos itens que comentamos nos últimos parágrafos, você já iniciou a primeira etapa de detalhamento da situação do setor de transportes e cargas. Começou o seu planejamento.

Parece redundância falar que é necessário um planejamento porém, muitas empresas que necessitam distribuir seus produtos para uma região, todo o Brasil ou até mesmo para outros países não possui um plano específico sobre o crescimento e qualidade do setor de transportes.

Vão contratando e coordenando a esmo conforme a demanda, esperando que assim os lucros apareçam porém, se não se tem certeza do quanto essa demanda é real por falta de organização, como saber se o que parece lucro na verdade é um enorme prejuízo?

Isso vai muito além de ter funcionários qualificados nos postos de distribuição de sua empresa, é necessário contar com uma transportadora parceira, forte e inovadora, com frota nova e de alta tecnologia, para que você possa com seu apoio travar um plano de metas para cada tipo de produto que precisa entregar.

Esta parceria com a transportadora contratada irá lhe ajudar em quase 50% do seu planejamento.

Os Colaboradores, como estão?

Verifique como está a situação de seus colaboradores nestes setores. Eles estão com trabalho em excesso por falta de pessoal? Há um plano eficiente de metas por produtividade para eles?

Pense em ações que estimulem o cuidado com a mercadoria e o cumprimento de metas de embarque. Pode parecer pouco mas isso ajudará a controlar o desperdício ainda dentro da empresa, antes da partida do frete.

Treinamentos específicos aqui também ajudarão bastante. Invista nisso. Cada hora que você custeia em treinamento para uma equipe reverterá em redução de perdas no processo deste time. Informe-se sobre tudo o que puder ajudá-los.

Automatização: Uma necessidade

Já que falamos sobre o treinamento de seu time, é importante que você foque em automatização de cada processo. E neste caso, como possivelmente novos softwares serão usados desde as docas até o setor administrativo, inclua todos estes treinamentos em seu plano. Além de trazer a inovação, capacite os envolvidos na utilização dos novos sistemas.

Isso facilitará o trabalho de todos, principalmente se foram feitos cortes de postos de trabalho nos últimos anos. Verificar quantas das atividades desenvolvidas hoje podem ser melhoradas usando automatização poderá ajudar na compensação de perda de produtividade por falta de mão de obra.

Enquanto ainda não puder contratar, tente automatizar ao máximo o que for possível. Se este não foi seu problema e não ocorreram demissões,  ainda assim essa ação aumentará muito a qualidade do processo de trabalho no local.

Coletar os indicadores da entrega, a etapa final do plano de metas

A Transportadora poderá ser sua grande aliada neste momento.
Com uma coleta eficiente dos dados referentes ao caminhão enquanto está em trânsito, levando sua mercadoria ao destino final, você poderá mensurar o que acontece com a sua carga fora de sua empresa. Este detalhe é muito importante.

Muitas empresas cumprem todo o processo de planejamento, treinamento, automação, qualificação de funcionários mas ainda assim existem atrasos e prejuízos na entrega.

Isso pode acontecer por problemas no transporte da carga e neste caso de nada adiantaria investir tanto em planejamento e controle dentro da empresa se seu problema com o produto acontece justamente quando ele sai de suas mãos.

Exemplo: Uma empresa que tem sede no estado de São Paulo e trabalha com a distribuição de FLV (Frutas, Legumes e Verduras) para os sul do país. Para suas entregas, ela precisa usar caminhões com câmaras frias que mantenham a temperatura do produto completamente estável, sem congelamento ou aquecimento.

Estas câmaras são mantidas a diesel, o mesmo que é utilizado para combustível, e tem todos os seus controles ligados a operação do caminhão.

Neste caso, se as condições do veículo não estiverem totalmente controladas e acontecer uma variação de poucos graus dentro da câmara fria, poderão ocorrer tanto atrasos na entrega quanto desperdício dos itens transportados. E essa variação de 2, 3 graus, você não consegue ver.

Transportadoras ágeis e modernas que possuam um sistema de coleta de dados em tempo real sobre as condições do caminhão são o diferencial aqui, para sua entrega ocorrer sem transtornos ou perdas.

Estes sistemas de coleta são extremamente acurados, levantando para a empresa dona da carga detalhes como velocidade, qualidade da condução – direção do motorista – temperatura da câmara, quantidade e tempo de pausas para descanso e uso de combustível.

Os índices acima, se acompanhados com intuito de correção antes de um problema ocorrer, são o fim dos transtornos com a carga durante o período em que ela está em trânsito e isso, para você, representa redução de perdas.

Sente-se mais tranquilo para colocar os planos em prática?

As etapas ficaram mais claras agora? Compartilhe conosco, aqui nos comentários, algumas das dificuldades que encontra com relação aos atrasos nas entregas e transporte de suas mercadorias.

Suas dúvidas podem também ser a de outros administradores, e poderemos falar mais sobre cada uma delas em próximas postagens.

Até mais!